Если актуальность есть - то наш замечательный админ реализовал подобную систему на Alfresco - документооборот, сообщения и все остальное. + к этому ip-телефон, но он уже от bitrix24 работает.
В целом, я бы на сервер ставил бы оффтопик (тем более у ДИТа есть лицензии для школ серверов оффтопика), на него накатывал бы виртуалки с конкретными задачами. Большой плюс в данном случае - стабильность, если что-то ломается - можно всегда развернуть бекап виртаулки. Таки образом время ремонта/исправления багов сводится к выводу из архива бекапа.
Если уже реализовали - расскажите чем и как.